Quels documents pour une location ?

Vous venez de faire l’acquisition d’un appartement neuf à louer ? Vous vous demandez comment se passe la gestion locative de votre bien neuf ? Le dossier de location contient toutes les pièces que vous allez, en tant que propriétaire-bailleur, demander à votre locataire afin de :

· Vérifier son identité

· Vérifier qu’il a les ressources suffisantes pour payer le loyer

· Rédiger le contrat de location.

Focus sur le dossier de location et ce qu’il contient.

Check-list des documents indispensables pour une location

Quels sont les documents incontournables pour un dossier de location ? Un dossier de location est généralement composé d’un justificatif d’identité, d’un justificatif de domicile, d’un justificatif de situation professionnelle et d’un justificatif de ressources.

La nature des documents que peut exiger un propriétaire de la part de son locataire est strictement encadrée. L’objectif est de protéger les droits du locataire et d’éviter que certains profils ne soient exclus du marché locatif compte tenu des exigences déraisonnables de certaines propriétaires. Mais cette réglementation protège aussi les propriétaires en listant précisément les documents qu’un locataire doit s’engager à fournir avant d’entrer dans le logement.

· Concernant le justificatif d’identité :

Il est possible de demander une pièce d’identité en cours de validité. Le propriétaire peut demander un document parmi la liste suivante :

· Une carte d'identité française ou étrangère (avec photo)

· Un passeport français ou étranger (avec photo)

· Un permis de conduire français ou étranger (avec photo)

· Une carte de séjour temporaire

· Une carte de résident

· Une carte de ressortissant d'un État membre de l'Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE). La liste des pays concernés est la suivante : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Suède.

Le locataire peut fournir une copie du document original. Cependant, le propriétaire est en droit d’exiger que le locataire lui présente l’original lors de la visite. Si le justificatif d’identité est rédigé en langue étrangère, le locataire doit fournir une traduction en français.

· Concernant le justificatif de domicile :

 

Le propriétaire peut demander un justificatif parmi la liste suivante :

· Les trois dernières quittances de loyers

· Une attestation du précédent propriétaire (ou de son mandataire) permettant de vérifier que le locataire est à jour de ses loyers et charges

· Une attestation d’hébergement

· Une attestation d'élection de domicile

· Le dernier avis de taxe foncière

· Le titre de propriété de la résidence principale.

Attention, le propriétaire n’a pas la possibilité de demander la liste complète de ces documents. Il ne peut exiger qu’un seul justificatif parmi les documents listés. Comme pour le justificatif d’identité, la pièce justificative fournie par le locataire doit être rédigée ou traduite en français.

Quel justificatif de domicile fournir si le locataire n’a pas de domicile stable ? Si le locataire n’a pas d’adresse fixe, il peut opter pour la domiciliation. Cette démarche permet d’obtenir un justificatif de domicile ainsi qu’une adresse pour recevoir du courrier. Il est possible de faire une demande de domiciliation par email, par courrier ou directement auprès de son Centre communal d’action sociale (CCAS) ou Centre intercommunal d'action sociale (CIAS). Une fois que la demande domiciliation est acceptée, le demandeur reçoit une attestation avec une validité d’un an renouvelable.

 

· Concernant le justificatif de situation professionnelle :

 

Le propriétaire peut demander à son locataire de fournir un justificatif parmi la liste suivante :

· Le contrat de travail ou la convention de stage (le cas échéant)

· Une attestation de l’employeur

· Une carte d'étudiant ou un certificat de scolarité pour l'année en cours

· Une copie de la carte professionnelle (si le candidat à la location appartient à une profession libérale)

· Une copie du certificat d'identification de l'Insee comportant les numéros d'identification (si le candidat à la location est un travailleur indépendant)

· Un extrait D1 original du registre des métiers de moins de trois mois (si le candidat à la location est un artisan)

· Un extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois (si le candidat à la location est une entreprise commerciale)

· Toute autre pièce attestant de l'activité professionnelle et suffisamment récente.

Bon à savoir, si le justificatif de situation professionnelle prend la forme d’une attestation de l’employeur, cette dernière doit impérativement préciser l'emploi et la rémunération proposés, la date de prise de poste et, le cas échéant, la durée de la période d'essai.

Là encore, il est nécessaire de joindre au dossier de location un document rédigé ou traduit en français.

 

· Concernant le justificatif de ressources :

 

Le propriétaire peut demander à ce que le candidat à la location complète son dossier avec, au choix :

· Les trois derniers bulletins de salaires ou le justificatif de versement des indemnités de stage (le cas échéant)

· Un avis d'attribution de bourse étudiante (le cas échéant)

· Les deux derniers bilans comptables ou une attestation des ressources pour l'exercice en cours délivrés par un comptable (pour les non-salariés)

· Un justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations versées au cours des trois derniers mois (ou un justificatif de l'ouverture des droits établis par l'organisme payeur)

· Le titre de propriété d'un bien immobilier (ou le dernier avis de taxe foncière)

· Un justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers

· Une attestation de simulation pour les aides au logement établie par la Caisse d’allocations familiales (Caf), par la Mutualité sociale agricole (MSA) ou par le locataire

· Le dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition.

Comme pour les autres justificatifs, le document doit être rédigé ou traduit en français. Le propriétaire ne peut choisir qu’un document parmi cette liste.

Comment obtenir le dossier de location ?

Le dossier de location peut être transmis par le locataire :

· Au format papier, par exemple lors de la visite

· Au format électronique (envoi par email ou via un espace web spécifique à l’agence immobilière)

· Via le téléservice officiel DossierFacile.[1] DossierFacile est un dispositif accessible à la fois au locataire et au propriétaire. Le premier peut y téléverser ses pièces justificatives, tandis que le second est notifié automatiquement une fois que le dossier est complet. Il s’agit d’un service en ligne officiel, qui permet de limiter les fraudes et les arnaques tant pour le locataire que pour le propriétaire. Toutes les données personnelles sont protégées : elles ne peuvent être communiquées sans l’accord du locataire, ni être revendues ou stockées au-delà de 30 jours après la dernière connexion au dossier de location.

Propriétaires : les questions à vous poser pour évaluer la qualité d'un dossier de location

Vous êtes propriétaire et vous demandez quels sont les critères qui permettent de juger de la qualité d’un dossier de location ? Voici les principaux points à vérifier avant de louer :

· Le dossier de location est-il complet ?

· Des justificatifs complémentaires sont-ils nécessaires (ex. attestation de fin de période d’essai) ?

· Le profil du locataire correspond-il à vos attentes (ex. projet de location long terme si vous préférez louer pour une longue période) ?

La loi Alur et le décret 2015-1437 du 5 novembre 2015 encadrent strictement la liste des pièces pouvant être exigées du futur locataire. Attention, donc, à l’excès de zèle qui conduirait le propriétaire à demander des pièces qu’il ne serait pas en droit d’exiger.

Bon à savoir, il existe une procédure spéciale si le dossier de location concerne un logement conventionné. Si vous avez signé une convention avec l’Agence nationale de l’habitat (Anah), alors vous devez respecter des règles spécifiques en ce qui concerne le choix du locataire. On distingue ainsi trois niveaux différents : la convention à niveau de loyer très social, la convention à niveau de loyer social et la convention à niveau de loyer intermédiaire.

[1] https://www.dossierfacile.fr/