Comment changer de syndic en 5 étapes ?

La gestion des parties communes fait généralement intervenir un syndic de copropriété, même s’il est aussi possible de mettre en place un syndic bénévole entre copropriétaires.

Vous n’êtes pas satisfait des prestations de votre syndic de copropriété ? Vous avez des reproches à formuler concernant la gestion du budget de votre résidence ? Vous estimez que votre cadre de vie n’est pas suffisamment agréable ou bien entretenu ? Sachez qu’il est possible de mettre fin au mandat d'un syndic de copropriété, même si ce dernier est encore en cours. Les textes prévoient cette éventualité lorsque les faits reprochés sont suffisamment graves. Parmi les griefs possibles : la faute de gestion ou encore le refus d’exécuter les résolutions votées en assemblée générale.

Si vous envisagez d’interrompre le contrat de votre syndic avant la fin, vous devez obtenir le vote de cette décision en assemblée générale. Voici comment procéder en cinq étapes.

1. Faites le point sur les besoins de votre copropriété

Il est primordial d’éviter toute interruption de gestion de la copropriété. C’est pourquoi il est recommandé de préparer le remplacement du syndic de copropriété bien avant de voter la fin de son contrat.

La première étape de vos démarches doit être consacrée à l’expression des besoins. Vous devez vous interroger sur ce que vous allez demander à votre futur syndic de copropriété. Pour réaliser cet état des lieux, vous pouvez :

· D’une part, interroger les autres copropriétaires – notamment les membres du conseil syndical – afin de de recenser les besoins de la copropriété.

· D’autre part, lister les prestations qui sont déjà incluses dans le contrat du syndic actuellement en place. Cet inventaire vous permettra, par la suite, d’éliminer les prestations qui ne sont pas effectivement réalisées ou dont l’utilité n’est pas démontrée.

Le syndic occupe un rôle-clé au sein de la copropriété : c’est en effet lui qui occupe le rôle de représentant légal du syndicat de copropriétaires. Au sein d’une résidence, le syndic est responsable de la bonne conservation et du maintien de la copropriété en bon état d’usage. Il est mandaté pour veiller à ce que les parties communes et les équipements (ascenseurs, porte du garage…) soient utilisables dans de bonnes conditions. C’est également le syndic qui prend en charge la gestion administrative et financière de la copropriété : relations avec les fournisseurs et prestataires, actualisation de la liste des copropriétaires, mise à jour du règlement de copropriété, suivi du carnet d’entretien de l’immeuble, édition des différents appels de fonds, établissement du budget de la copropriété pour chaque exercice et révision de ce budget si nécessaire, gestion du compte bancaire de la copropriété (obligatoire à partir de 16 lots principaux dans une même copropriété)…

Compte tenu de ses nombreuses et importantes missions, il est logique que le syndic de copropriété rende des comptes à l’ensemble des propriétaires d’un lot dans une résidence. C’est pourquoi, chaque année, à l’occasion de l’assemblée générale (AG) ordinaire, le syndic doit présenter les comptes du syndicat de copropriétaires et les soumettre à la validation des copropriétaires. Il doit obtenir ce qu’on appelle un quitus de gestion, c’est-à-dire un vote attestant de sa qualité de gestion.

À partir de tous ces éléments, vous allez pouvoir établir un cahier des charges. Il n’est pas forcément utile de rédiger un document très long ou trop détaillé. Cela peut même s’avérer contre-productif, dans la mesure où les autres copropriétaires risquent d’être découragés d’en prendre connaissance. Pour des raisons pratiques évidentes, il vaut ainsi mieux privilégier un style synthétique et une présentation sous forme de tableaux ou de listes à puces. L’esprit de synthèse est votre meilleur allié !

2. Sollicitez des devis auprès de différents syndics de copropriété

Vous devez ensuite soumettre ce cahier des charges à plusieurs prestataires afin d’obtenir plusieurs propositions chiffrées. Il s’agit de la deuxième étape de votre démarche.

Il est recommandé de solliciter au moins trois syndics afin de disposer d’une base de comparaison suffisante. Vous pouvez solliciter un syndic traditionnel ayant pignon sur rue ou bien vous tourner vers un syndic en ligne. Les plateformes de gestion de copropriété se sont multipliées ces dernières années, proposant des tarifs parfois très attractifs. Lors de votre demande de devis, pensez à demander à combien s’élève le forfait de base pour la gestion courante de l’immeuble et l’entretien des parties communes mais aussi quel est le montant des frais annexes (édition d’un état daté lorsqu’un copropriétaire décide de vendre, commissionnement en cas de travaux…).

Les honoraires du syndic de copropriété sont compris dans les charges de copropriété. Comment ces charges sont-elles calculées ? Qu’appellent-t-on les charges exceptionnelles ? Qui doit payer les charges de copropriété ? Pour en savoir plus sur ces différents points, vous pouvez consulter notre article dédié.

3. Analysez les propositions des syndics contactés

La troisième étape consiste à comparer entre elles les différentes propositions. Pour ce faire, vous pouvez vous aider d’une grille comparative. Celle-ci vous permettra d’obtenir une analyse objective et factuelle.

Votre grille pour comparer les devis de syndics de copropriété peut notamment comporter les items suivants :

· La durée du contrat

· Le mode de facturation de l’assemblée générale (qui peut être comprise dans le forfait de base ou facturée en sus, frais supplémentaires en soirée...)

· Le mode de facturation du conseil syndical (qui se réunit plusieurs fois par an, idéalement en présence du syndic qui en assure le compte-rendu et suivi des décisions)

· Le tarif appliqué pour la convocation de l’assemblée générale et la rédaction du procès-verbal

· Le mode de facturation du compte séparé (si cette prestation n’est pas comprise dans le forfait de base)

· Les frais éventuellement appliqués au moment de la prise en charge de la copropriété.

Bien sûr, vous pouvez ajouter d’autres critères à votre analyse. Le site internet de l’Association des responsables de copropriété (ARC) propose d’ailleurs un modèle de grille assez complet, dont vous pouvez vous inspirer.[1]

4. Faites inscrire le changement de syndic à l’ordre du jour de la prochaine AG

Vous devez ensuite demander au syndic actuel d’inscrire le projet de changement à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Cette demande doit être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception avant l'envoi de la convocation à l'assemblée générale.

Si le syndic refuse d’inscrire cette question à l’ordre du jour, une assemblée générale extraordinaire peut être demandée :

· Soit par un seul copropriétaires

· Soit par plusieurs copropriétaires

· Soit par le conseil syndical.

Il est important de prendre le temps de bien préparer la mise en cause du syndic en place. Le syndicat des copropriétaires doit, en effet, être en mesure de prouver les manquements du syndic de copropriété. Ce dernier doit, par ailleurs, avoir la possibilité d’exposer sa vision des choses afin de garantir une approche équilibrée.

5. Obtenez le vote du changement avec la bonne majorité

Pour obtenir la révocation du syndic en cours de mandat, il faut obtenir la majorité absolue des copropriétaires. Si la majorité absolue n’est pas recueillie et si au moins un tiers des voix des copropriétaires va dans le sens d’un arrêt du contrat du syndic, la même assemblée doit procéder à un second vote. Lors de ce second vote, ce n’est plus la majorité absolue mais la majorité simple qui s’applique.

Bon à savoir, si la décision d'arrêter le contrat obtient moins du tiers des voix, il est nécessaire de convoquer une nouvelle assemblée générale au cours des trois mois qui suivent. Le nouveau vote a lieu à la majorité simple.

Quand le changement de syndic devient-il effectif ?

La date de fin du contrat de l’actuel syndic et la date de prise d’effet du contrat du nouveau syndic de copropriété sont fixées lors de l’assemblée générale. Dès lors que l’arrêt du contrat du syndic de copropriété est acté en assemblée générale, l’interruption du contrat ne peut intervenir que dans un délai d’un jour franc au plus tôt. Si le délai prend fin le week-end, la date d’arrêt est reportée au lundi qui suit. S’il s’agit d’un lundi férié, la date est décalée au mardi suivant.

Une fois que le vote a eu lieu, le secrétaire de séance doit rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale. Ce document doit être adressé aux copropriétaires opposants – ou défaillants – par le nouveau syndic dans un délai d’un mois suivant l’assemblée générale. Si des copropriétaires décident ensemble de former un recours en vue de faire annuler la décision par le tribunal compétent, ils disposent d’un délai de deux mois pour le faire. Cette démarche est envisageable si une irrégularité dans la procédure est constatée.

Changement de syndic de copropriété : quelles conséquences en cas de non-respect des règles ?

Il est essentiel de bien respecter les règles inhérentes au changement de syndic de copropriété. Si le syndic considère que son contrat a été interrompu de manière abusive, le syndicat de copropriétaires peut être condamné au versement de dommages-intérêts. Le montant de ces indemnités peut atteindre le montant total des honoraires que le syndic aurait normalement dû percevoir s’il était allé jusqu’à la fin de son contrat.

Enfin, sachez qu’il est aussi possible de changer de syndic de copropriété en fin de mandat. La copropriété peut procéder à une mise en concurrence organisée par le conseil syndical. Cette mise en concurrence demeure facultative si la copropriété est dépourvue de conseil syndical ou si l'assemblée générale de l'année précédente décide à la majorité absolue de ne pas faire de mise en concurrence des projets de contrat de syndic. Cette démarche reste toutefois conseillée, puisqu’elle permet de comparer les prix et les prestations dans un esprit de bonne gestion.

[1] https://arc-copro.fr/documentation/analyse-des-contrats-de-syndic-larc-aide-ses-adherents