Combien de temps garder les quittances de loyer ?

L’établissement des quittances de loyer fait partie des passages obligés (ou presque) de la gestion locative d’un appartement neuf. Mais à quoi sert précisément ce document ? Et combien de temps le locataire doit-il le conserver ?

Quittance de loyer : définition

Une quittance de loyer est un justificatif qui atteste que le locataire a payé le loyer et les charges en intégralité. Ce document est remis gratuitement par le propriétaire bailleur au locataire, si celui-ci en fait le demande.

Pour être valable, une quittance de loyer doit comporter certains éléments essentiels :

• L’identité et l’adresse du locataire
• L’identité et l’adresse du propriétaire
• La date d’envoi de la quittance
• La période pour laquelle le locataire s’est acquitté de ces sommes (la quittance peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle)
• Le montant du loyer et des charges acquitté par le locataire (une ligne par item)
• Le montant de la contribution aux économies d’énergie, le cas échéant
• La date du paiement

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Combien de temps doit-on garder les quittances de loyer ?

Les quittances de loyer doivent être conservées trois ans après la durée de la location. C’est également le cas pour les contrats de location et les états des lieux.

Pourquoi conserver ses quittances de loyer ?

Si vous êtes locataire, vous devez conserver vos quittances de loyer pendant la période recommandée pour au moins trois raisons :

• Pour tenir lieu de justificatifs en cas de conflit avec le propriétaire. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 pose ainsi la règle suivante : « Toutes actions dérivant d'un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'exercer ce droit. »

• Pour servir de justificatifs en cas de paiements de loyer trop importants ou non réglés. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 précise ainsi que « l'action en révision du loyer par le bailleur est prescrite un an après la date convenue par les parties dans le contrat de bail pour réviser ledit loyer ». Pour pouvoir justifier les paiements effectués, il est donc nécessaire de conserver les quittances de loyer pour toute la période indiquée.

• Pour faire office de justificatifs de domicile lorsque vous souhaitez effectuer certaines démarches administratives. Par exemple, vous pouvez avoir besoin des dernières quittances de loyer pour trouver un nouveau logement. Ce type de document fait partie des pièces demandées par les propriétaires pour constituer le dossier de location.

Conservation des quittances de loyer : sous quelle forme ?

La plupart du temps, les quittances sont adressées par courrier, au format papier. Les propriétaires peuvent la rédiger sur papier libre ou bien utiliser des formulaires-types qu’il est possible d’acheter au rayon papeterie des librairies ou sur Internet.

Certaines agences immobilières proposent cependant un espace client aux locataires, qui peuvent donc télécharger leurs quittances au format électronique. Si vous êtes locataire, vous pouvez par exemple conserver vos quittances dans un coffre-fort électronique afin de pouvoir les retrouver rapidement le jour où vous en aurez besoin.

Les quittances de loyer sont-elles obligatoires ?

La remise de la quittance de loyer n'est pas automatique. Elle n'est obligatoire que si le locataire la réclame. Bon à savoir, le locataire a la possibilité d’exiger toutes les quittances pour l’ensemble des mois payés, même après son départ des lieux.

De plus, l’établissement de ce document doit être gratuit pour le locataire : il n’est possible de facturer ni frais de gestion, ni frais d’envoi.

Si le propriétaire refuse d’éditer les quittances de loyer, le locataire peut le mettre en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si le bailleur n’émet toujours pas les quittances demandées après cette mise en demeure, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation (CDC) pour faire valoir ses droits. La CDC est un organisme composé à égalité de représentants des bailleurs et des locataires. Elle intervient gratuitement pour chercher un règlement amiable aux litiges opposant bailleurs et locataires. Si aucun accord ne peut être trouvé, la CDC adresse, dans un délai de deux mois, un avis aux parties. Une des parties peut alors saisir le juge et porter à la connaissance de ce dernier l'avis de la CDC.

En cas de paiement de loyer partiel, le propriétaire doit émettre un reçu de paiement partiel. Le formalisme à respecter pour établir ce reçu n’est pas le même que pour la quittance de loyer : le propriétaire doit simplement constater les sommes versées, et n’est pas tenu de faire la distinction entre le loyer et les charges.